תיעוד האירוע – אולי הדבר החשוב ביותר כאשר מתחילים בתכנון הבסיסי.
בסוף האירוע הדבר היחיד שישאר לנו הוא התיעוד שיוכל להעביר לנו את התחושות והרגש הרב במהלכו.
בדרך כלל ניהיה עסוקים בהמון דברים במהלך האירוע ולכן לא נוכל להתעסק בצילום או תיעוד כללי של האירוע לכן נרצה לבחור במישהו שיוכל לעשות זאת במקומנו בזמן שנוכל להמשיך ולהנות ולא לדאוג לכך.
החלק החשוב בבחירת חברת צילום אירועים הוא הרפרטואר של החברה אותה נרצה להזמין, חשוב לסקור ולבדוק כמה שנים החברה מתעסקת בכך ומה תחום העיסוק העיקרי שלה, האם מדובר בחברת צילום של אירועים פרטיים או צילום אירועים עיסקיים.
תיאום ציפיות:
חשוב מאוד להיפגש עם הצלמים ולתאם ציפיות אפילו בעל פה על סוג החומרים שנרצה לקבל בתום האירוע, על האנשים בחשובים ביותר עליהם יש להתמקד ועל שלבי האירוע – היכן יש לשים את הלב והיכן הצלמים יהיו חופשיים על מנת לחפש את הרגעים האלו בעצמם.
סקר שוק:
בצעו סקר שוק קצר על שירותי צילום באיזור האירוע שלכם, בדקו האם תוכלו להגיע לכמה פגישות עם צלמים על מנת לראות תיק עבודות ולראות לאיזה צלם אתם הכי מתחברים, חשוב להבין כי לכל צלם יש את סגנון הצילום שלו, כאשר נסתכל על תיק העבודות של אותו צלם נוכל ללמוד על אופי וסוג הצילום שלו ולראות האם זה הצילום שנרצה עבור האירוע שלנו.
סוגי תיעוד:
ניתן לתעד את האירוע בכמה אופציות, בעזרת תמונות ובעזרת וידאו, במידה והתקציב שלכם אינו מוגבל ודאי שלא תרצו לוותר על צילום והסרטה של האירוע אך אם התקציב מוגבל כדאי להתרכז בצילום התמונות ולא לוותר על כך בשום אופן.
זכרו:
ישנם המון צלמים בשוק, חשוב להיפגש ולבחור את הצלמים שהכי נוח לכם איתם, חשוב לוודא כי ישנה כימיה אפילו בסיסים ביניכם לבין הצלמים, זכרו כי הם ילוו אתכם במהלך כל היום ויתפסו אתכם בסיטואציות שונות, רצוי ואף חשוב שתרגישו בנוח איתם ולידם.