בכל עסקה עם לקוח, בעל העסק נדרש להפיק ללקוח חשבונית מס באינטרנט ו\או קבלה אלקטרונית בהתאם לסוג העוסק (עוסק מורשה או פטור). סעיף 45 לחוק מע”מ קובע כי עוסק חייב להפיק חשבונית עסקה דיגיטלית על כל עסקה או חלק מעסקה, גם אם הם פטורים ממס ערך מוסף (מע”מ).
החוק בישראל מחייב את בעלי העסקים לדווח לרשויות המס על כל עסקה שבוצעה, ועליהם להפיק גם חשבונית מס באינטרנט וקבלה אלקטרונית (בהתאם לסוג העוסק).
בנוסף, החוק מחייב את בעלי העסקים להוציא חשבונית עסקה דיגיטלית, אך בפועל עוסק מורשה בדרך כלל יוותר על חשבונית עסקה דיגיטלית וישלח ללקוח חשבונית מס באינטרנט, בעוד עוסק פטור החייב על פי חוק להפיק את המסמך, לרוב יפיק רק קבלה אלקטרונית ללקוח.
מהי חשבונית עסקה דיגיטלית?
חשבונית עסקה דיגיטלית היא למעשה מסמך לדרישת תשלום מהלקוח, החוק מחייב כל עוסק פטור או עוסק מורשה להפיק את המסמך באופן ידני או ממוחשב. כיום, ניתן להפיק חשבוניות עסקה ממוחשבות באמצעות תוכנה להפקת חשבוניות וקבלות אונליין חינם או בתשלום, כל עוד התוכנה מוכרת ומאושרת על ידי רשויות המס בישראל.
ישנם מספר דברים שחשוב לדעת על חשבוניות עסקה ממוחשבות:
חשבונית עסקה דיגיטלית מהווה מסמך מוכר לתיעוד דרישת התשלום בגין עסקה שבוצעה עם לקוח מסוים.
החשבוניות נועדה לצורך תיעוד העסקה, המסמך משמש את הלקוח לצורך הוכחה כי העסקה עם העסק סוכמה, ועבור בעל העסק המסמך מהווה דרישת תשלום רשמית ומפורטת.
חשבונית עסקה דיגיטלית אינה מוגדרת בתקנות כאירוע מס, לכן ניתן להפיק את המסמך באמצעות מעבד תמלילים כמו מייקרוסופט וורד, ואין צורך להשתמש בתוכנה ייעודית להפקת חשבוניות וקבלות אונליין.
אין צורך לדווח על הפקת חשבונית עסקה דיגיטלית לרשויות המס מאחר ולא משלמים מע”מ בגין החשבונית אונליין.
יש לדווח ולהעביר את המע”מ לאחר הפקת חשבונית מס באינטרנט.
החוק קובע כי המועד האחרון להפקת חשבונית עסקה דיגיטלית זהה למועד האחרון להפקת חשבונית מס באינטרנט, כאשר המועד משתנה לפי סוג העסק והיקף העסקאות של הארגון.
ראוי לציין כי בדרך כלל נותני השירות למיניהם מפיקים חשבוניות עסקה ממוחשבות, בעוד שעסקים המחזיקים מלאי אינם מורשים להפיק מסמך זה. לכן, נהוג להוציא חשבונית עסקה דיגיטלית בעסקה של אספקת שירותים, לדוגמה שירותיי ייעוץ, הרצאה, ייעוץ משפטי ועריכת דין וכדומה. גם בעלי עסקים קטנים מקפידים ברוב המקרים לשלוח חשבונית עסקה דיגיטלית ללקוח לצורך תיעוד העסקה וכמסמך רשמי המהווה דרישת תשלום. יש להפיק חשבונית עסקה דיגיטלית עד 14 יום ממועד קבלת התשלום מהלקוח, ללא קשר למועד בו ניתן השירות עצמו.
מה כוללת חשבונית עסקה דיגיטלית?
חשבונית עסקה דיגיטלית חייבת לכלול מספר סידורי, פרטי בעל העסק ושם החברה, פרטי הלקוח, פרטים רלוונטיים אודות השירות או המוצר, כמויות, מחיר ללא מע”מ, מע”מ ועלות כוללת מע”מ.
בעלי עסקים רבים מוותרים על הפקת חשבונית עסקה דיגיטלית ושולחים ללקוח חשבונית מס באינטרנט, ועוסקים פטורים לרוב מפיקים רק קבלה אלקטרונית ללקוח. חשוב לזכור כי הדפסת חשבוניות לעוסק פטור או לעוסק מורשה, באמצעות תוכנה ייעודית באינטרנט, חוסכת זמן ומשאבים. אפשר להפיק מהתוכנה אונליין גם חשבוניות עסקה ממוחשבות ובקליק מהיר לשלוח אותן למייל של הלקוחות, כך ניתן לעקוב אחרי תשלומים, לשפר את הגביה ולייעל את העבודה בעסק.