כיום ישנם הרבה בתי תוכנה שמובילים פתרונות לניהול עסקים והנהלת חשבונות באינטרנט, ושמלווים לקוחות רבים ומשיבים לשאלותיהם על בסיס יומי. מדובר בשאלות הנוגעות למערכות המתקדמות של תוכנות לניהול עסק, אפשרויות השימוש וההתאמה האישית שלהן, וכן לגבי היבטים שונים של דיווחים לרשות המיסים.
אחת השאלות שנשאלים עליה הכי הרבה היא מה ההבדל בין חשבונית עסקה, מע“מ ובין חשבונית מס. התשובות לפניכם.
מהי חשבונית עסקה ומה המשמעות שלה?
חשבונית עסקה שאינה כוללת מע“מ היא מסמך שאותו ניתן להוציא בקלות ובמהירות באמצעות תוכנות הנהלת חשבונות באינטרנט, ולשלוח אותן באימייל למקבלי שירות, רוכשי מוצרים, מנהל החשבונות או רואה החשבון או יועץ המס שלכם. מדובר בחשבונית שכל עוסק פטור חייב להוציא עבור כל שירות, מכירה של מוצר או שירות. חשבונית העסקה צריכה לכלול מספר פרטים כגון שמו של הלקוח, תיאור של השירות או הטובין שנמכרו והכמות שלהם.
כך למשל, חנות למכירת זרי פרחים צריכה לציין על החשבונית את מספר הזרים שנמכרו ללקוח מסוים בעסקה ספציפית, לפרט את העלות של כל זר, ולבסוף לסכם את הסכום הכולל של החשבונית. כמו כן, על החשבונית צריכים להופיע תאריך ההוצאה שלה, שם ומספר העוסק, ואם נדרשת תעודת משלוח אז יש להוסיף גם את מספרה. יש לציין כי את חשבונית העסקה יכולים להוציא גם עוסקים מורשים, אך זאת בתנאי שהלקוח מאפשר או מבקש זאת.
מה ההבדל בין חשבונית עסקה לחשבונית מס?
חשבונית מס דומה במובנים רבים לחשבונית עסקה, אלא שההבדל המרכזי ביניהן שהראשונה כוללת גם תוספת מע“מ ולכך יש משמעות גדולה. כלומר, מלבד פרטי העסקה כמתואר לעיל יש לציין על החשבונית את סכומה לפני מע“מ, את המע“מ שנוסף לה (נכון לתחילת 2020 – 17%), ואת הסכום הכולל. כמו כן, על החשבונית צריכים להופיע מספרו של העוסק המורשה, שמו וכתובתו, מספר סידורי של החשבונית ותאריך הוצאתה.
מעבר לכך, צריכה להופיע עליה חתימתו של העוסק המורשה או של הגורם שערך עבורו את החשבונית. עם החשבונית הזו יוכל הלקוח לקזז את התשומות שלו בדיווח החודשי למע“מ. חשוב לציין כי באמצעות תוכנות הנהלת החשבונות שלנו ניתן להוציא את חשבוניות המס במהירות רבה, והן נושאות חתימה דיגיטלית ומאושרות על ידי רשות המיסים.
מהי הדרך הנכונה ביותר לעבוד עם חשבונית עסקה המתקבלת מספק במערכת לניהול עסק?
יש להקליד את חשבונית העסקה באותו האופן בו מקלידים חשבונית רגילה מספק. לאחר הפקת חשבונית זו תירשם תנועת יומן עם מספר שתחילתו בדרך כלל יסומן באות P.
לאחר מכן יש לבצע תשלום תוך בחירת חשבונית העסקה במסך שבו ניתן לסמן חשבוניות עסקה.
כאשר מתקבלת חשבונית הספק לאחר התשלום, יש להקלידה למערכת ולבצע התאמה בינה לבין התשלום שבוצע קודם לכן באמצעות ניתוח הכרטיסים.
לסיכום, במידה ואתם עובדים עם חשבונית מס רגילה או חשבונית מס/קבלה על מנת להימנע מתשלום מיסים לפני שאתם מקבלים את הכסף מהלקוח, אך בכל זאת מעוניינים להפיק מסמך חשבונאי על מנת שהלקוח יידע מהו התשלום שהוא צריך לשלם, היכן להפקיד ועוד, עליכם להפיק את המסמך החשבונאי “חשבונית עסקה”.